Өдөр тутмын оффисын үйл ажиллагааны салшгүй нэг хэсэг болох хэвлэгч, хувилагч төхөөрөмж сонгох нь энгийн хирнээ маш чухал ажил юм. Учир нь ихэвчлэн хүмүүс хэвлэж л байвал болоо гэсэн хандлага дээр тулгуурлан төхөөрөмжийг сонгодог. Нээрээ л хэвлэжил байвал болоо нь үнэн юм. Харин хэвлэхээ болиод ирэхээр асуудлыг ардаасаа дагуулж эхлэдэг. Тухайн үед дахиад шинийг худалдан авах уу? Дахиад л хөрөнгө оруулалт шаардагдана эсвэл төсвийн хугацаа дуусаж дахин шинийг худалдан авах боломжтой болтол хүлээх үү?
Уг асуудлуудыг дагуулахгүйн тулд анхны байран дээр өөрийн хэрэгцээ болон хэрэглээнд тулгуурлан таарсан, зөв төрлийн төхөөрөмжийг худалдан авалт хийх нь гарч болох сул зардал, сул зогсолт, дахин хөрөнгө оруулалт гэх мэт зүйлсээс зайлсхийх боломжийг бий болгож байгаа юм. Ихэнх байгууллагуудад тохиолддог нийтлэг шинж нь хэрэглээг үл хамааран төсөвт тааруулан төхөөрөмжийг худалдан авалт хийдэг. Энэ нь 2 үр дагаврыг дагуулж болдог.

1. Таны төсөв хэрэгцээт төхөөрөмжөөс хэтэрсэн байж болох бөгөөд ашиггүй хөрөнгө оруулалт хийж байж ч болох юм.

2. Таны хэрэглээ өндөр ч төсөвлөлт багаар тавигдаж шаардлага хангахгүй төхөөрөмж худалдан авалт хийх нь дээрд дурдсан бүх асуудлыг дагуулахаас гадна ажилчдын сэтгэл ханамжид шууд нөлөөлдөг.

Тэгэхээр та төхөөрөмжийг хэрхэн сонгох шаардлагатай вэ?

Хамгийн түрүүнд анхаарах зүйл бол сарын дундаж хэвлэлт болон ойрын 2 жилд хэд хүртэл өсөж болох талаар бодолцож үзэн үүн дээрээ тулгуурлан төхөөрөмжийг сонгох нь ирээдүйд гарч болох эрсдэлийг багасгана. Дараагийн анхаарах зүйл бол хэрэгцээ юм. Хэрэгцээ нь та уг төхөөрөмж дээр ямар функцуудыг ашиглан ажлыг хөнгөвчлөн дотоод үйл ажиллагааг илүү хурдан байлгах вэ гэдгийг бодолцож өөрийн харьцаж буй худалдааны зөвлөхтэй ярилцах юм.

Жишээлбэл: 
Та скан хийх шаардлагатай юу? Тийм бол 2 талт байх материал скан хийх үү? 
И-Мэйл эсвэл Фолдер? Ажилчид төхөөрөмж рүү код эсвэл картаар нэвтрэх шаардлагатай юу? Та төхөөрөмж дээр гарч буй хэвлэлтийн тайланг авах уу? гэх мэт асуултуудыг асууж төхөөрөмжийн боломжуудыг харж үзээрэй.

Мартаж болохгүй жижиг хирнээ хамгийн хүнд асуулт нь Та өнгөт хэвлэх шаардлагатай юу?

Уг асуултад хэрэглэгчид ихэвчлэн манайх өнгөт хэвлэх шаардлагагүй хэмээн шууд хариулдаг ч хэсэг хугацааны дараа өнгөтөөр хэвлэх шаардлага гарахад жижиг өнгөт принтер худалдан авч урсгал зардлыг илүү өндөр болгодог. Мэдээж өнгөт хувилагч төхөөрөмж худалдаж авах нь хар цагаан төхөөрөмжөөс өндөр өртөгтэй.
Нэгж хэвлэлт нь өндөр тусах боловч 2 төхөөрөмжид хөрөнгө оруулалт хийснээс хамаагүй бага гарах юм. Бас системийн тусламжтайгаар хэрэглэгчдийн өнгөтөөр хэвлэх эрхийг хязгаарлаж өгснөөр гарч болох зардлыг шууд багасгаж байгаа юм.

Та хэрэглээгээ зөв тодорхойлж хэрэгцээндээ төхөөрөмжөө тааруулсан хэдий ч таны төсөвт хүрэхгүй байвал яах вэ? Мөн уг төхөөрөмж дээр шууд өндөр дүнтэй анхны хөрөнгө оруулалт хийх нь зөв сонголт мөн үү?

Уг асуудлыг 2016 оноос хойш Канон Монгол шийдэж байгаа бөгөөд өөрийн хэрэгцээнд таарсан төхөөрөмжийг сонгон ямар ч хөрөнгө оруулалт хийлгүйгээр ашигласан төлбөрөө төлөн өөрийн бизнесийн зогсолтгүй явуулах боломжтой юм.

Уг үйлчилгээг авхад хэцүү юу гэж үү?

Мэдээж үгүй. Та Шийдлийн зөвлөхтэй утсаар холбогдон өөрийн оффис дээр дуудан уулзаж оффисын нийт хэрэгцээ болон хэрэглээг тодорхойлон өгснөөр өөрт тохирсон төгс төхөөрөмжийг сонгон хэрэглээний гэрээг байгуулснаар төхөөрөмж таны оффист ажлын 8 цагийн дотор очиж суурьлуулсан байх юм.

Төхөөрөмжийг энэ байдлаар өөрийн болгох боломжтой юу?

Тийм ээ... Та 48 болон түүнээс дээш сар төхөөрөмжийг ашиглан өөрийн болгох боломжтой. Та дээрх бүх боломжуудыг ашиглахаас гадна таны байгууллагын үйл ажиллагаанд гарч болох хэд хэдэн эерэг талууд байгаа билээ.  Үүнд:

1. Тогтмол засвар үйлчилгээ
Төхөөрөмж байнгын хэвийн ажиллагааны хяналтын дор байх бөгөөд ямар төрлийн сэлбэг хэрэгслийн ашиглалтын хувь хэтэрч байгааг зайнаас хянаж солих юм. Энэ нь төхөөрөмжийн сул зогсолтын цагийг багасгахаас гадна танд үндсэн ажилдаа зарцуулах цагийг ихэсгэж өгч байгаа юм.

2. Хангамж
Хор, Бул гээд л сэлбэг хэрэгслийн худалдан авалтыг хийж дотооддоо хадгалах шаардлагагүй бөгөөд байнгын солигдох шаардлагатай сэлбэгийн хангамжийг бид таны өмнөөс хадгалах бөгөөд дээр дурьдагдсанчлан нэмэлт төлбөр байхгүйгээр таны оффис дээр үнэгүй хүргэгдэн сольж өгөх юм.

Таны оффисын өнгө үзэмж эцсийн хэрэглэгчдийн сэтгэл ханамжид таарсан ашиглахад амар төхөөрөмжүүдийг сонгох бөгөөд та доорх төхөөрөмжүүдээс сонгон ашиглаарай.