Аливаа байгууллагын цар хүрээ том, жижгээс үл хамааран үүсгэх шаардлагатай хамгийн чухал зүйл бол дотоод мэдээллийн сан буюу Интранэт юм. Байгууллага бүр өөрсдийн хэрэгцээ шаардлагад нийцсэн Интранэт ашигладаг. Гэвч тодорхой шаардлага гарах бүрд засварлах эсвэл аюулгүй байдлыг хангахгүй, бусад хэрэглээний систем, платформуудтай хавсран ажиллахгүй, файлын өргөтгөлүүдийг уншихгүй байх зэрэг асуудлууд их гардаг. Хэрвээ дээрх асуудлууд танд тулгардаг бол Microsoft Sharepoint асуудлуудын тань шийдэл байх болно.
Microsoft Sharepoint гэж юу вэ?
Sharepoint нь үүлэн технологийн шийдэл дээр суурилсан нэг цэгээс бүх хэрэгцээт мэдээллээ авах боломжийг хангасан систем юм. Та уг системийн тусламжтайгаар байгууллага болгонд хэрэгцээтэй бөгөөд доорх асуудлууд өдөр тутам тулгамддаг асуудлыг шийдвэрлэж чадна. Үүнд:
- Шинэ ажилтан ороход компанийнхаа бүх танилцуулга мэдээ мэдээллийг авах суваг байхгүй асуудлыг шийдвэрлэж байгууллагын танилцуулга, шинэ ажилтныг дадлагажуулах бүхий л байгууллагатай холбоотой мэдээ мэдээллийг оруулах боломжтой.
- Байгууллагын үнэ цэнэтэй зүйл бол яахын араггүй дата билээ. Олон байгууллагууд датаг нэг хүнээс хамааруулах, датагаа алдах, мэдээллийн аюулгүй байдлыг зөрчих асуудлууд тулгамддаг. Уг асуудлыг Sharepoint-н тусламжтайгаар эрхийн дагуу менежмент хийн баримт бичгийн удирдлагыг үүсгэх боломжтой.
- Алба хэлтэс баг бүрээр sharepoint sub site үүсгэн мэдээллээ оруулж багтай холбоотой мэдээллээ хуваалцаж хамтын ажиллагаагаа сайжруулах боломжтой. Мөн танай байгууллага олон төрлийн систем дээр ажилладаг бол системүүдийнхээ хандах хаягийг Sharepoint дээр оруулж өгснөөр шаардлагатай бүх систем рүү нэгдсэн нэг цэгээс хандан хялбар ажиллах боломжтой.
- Байгууллага бүр дотооддоо бүртгэл явуулдаг. Уг бүртгэл нь магадгүй цаасаар эсвэл excel -р байж магадгүй. Цаас болон excel нь мэдээлэл алдах, устах, мэдээлэл шүүх, эрхийн дагуу харах гэх мэт олон төрлийн дутагдалтай. Харин Sharepoint нь эрхийн тохиргоог бүрэн шийдвэрлэж бүх төрлийн бүртгэлийг ухаалгаар хөтлөн хадгалах боломжийг бий болгоно. Ихэнх байгууллагууд харилцагч байгууллагын мэдээлэл, гомдол бүртгэл, гэрээний бүртгэл гэх мэт олон төрлийн өдөр тутам ашигладаг бүртгэлүүдийг үүсгэж нэг цэгээс хандах эрхтэй хүмүүс мэдээллээ авч ажилдаг байна.
Яагаад Microsoft Sharepoint гэж?
1. Давуу тал
Сүүлийн үед тренд болоод байгаа ГЭРЭЭСЭЭ АЖИЛЛАХ буюу Remote Office-н боломжийг бүрдүүлэхэд ОНЦГОЙ ач холбогдол үзүүлэх шийдэл юм. Байгууллагад Sharepoint дундын дата бааз 1ТВ-с эхлээд лиценз нэгээр нэмэгдэх бүрд автоматаар 10 GB багтаамж нэмэгдэх боломжтой. Түүнчлэн нууцлал, аюулгүй байдлын ОУ-н стандартыг хангасан, гадагшаа болон байгууллага дотор файл/фолдер хуваалцах, таны бүртгэлтэй төхөөрөмжөөс шууд серверт хуулах, бусад MS Office-н бүх шийдлүүдтэй хавсран ажиллах боломжтой шийдэл юм.
2. Хялбар
Sharepoint нь байгууллагын болон багийн ажиллагаанд төгс нийцэх, маш хялбар удирдлагатай шийдэл юм. Та гар утас, веб болон аль ч байдлаар ашиглахад хялбар, ойлгомжтой мөн хурдан юм. Байгууллагын дотоод мэдээллийг цэгцтэй, ойлгомжтой нэг дор харах, багийн болон байгууллагын хүмүүст мэдэгдэл, мэдээлэл түгээх, файл хуваалцдаг. Түүнчлэн та өөрийн байгууллагын хэв маягт зохицсон байдлаар дизайнаа өөрчлөх боломжтой.
3. Ойлгомжтой
Microsoft Office-н шийдлүүд нь хэрэглэгчид хялбар, ойлгомжтой байх үүднээс ерөнхий хэлбэр, хэв маяг нь хоорондоо адилхан буюу та нэг л шийдлийг нь ашиглаад сурчихсан байхад бусад шийдлүүдийг төвөггүй ашиглана. Түүнчлэн та хэрэгцээтэй мэдээллээ хайж олоход ямар ч асуудалгүй бөгөөд нэг файлыг багаараа үзэх, засварладаг нь багийн ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх давуу талтай юм.
4. Уялдаатай
Дээр дурдсанчлан та Microsoft Office-н бусад программуудтай хавсран ажиллаж болохын зэрэгцээ танай байгууллагын хэрэгцээнд ашиглагддаг бусад системүүдтэй ч төвөггүй холбогдон ажиллах боломжтой. Sharepoint + Power Automate -н программуудын хослолтойгоор та байгууллагынхаа дотоод процессуудыг автоматжуулж системжүүлэх боломжтой. Ингэснээрээ танд дахин систем худалдан авах хөрөнгө оруулалт шаардахгүй ба Оффис 365 дээрээ байгууллагынхаа процесст тохирсон автоматжуулалтыг хөгжүүлж хийх бүрэн боломжийг танд олгоно.
5. Асуудалгүй
Microsoft Sharepoint-н хамгийн том давуу тал бол танай байгууллагын хэмжээ, цар хүрээ хэчнээн томорсон ч ашиглах явцад ямар ч асуудал гарахгүй юм. Зарим платформуудын хувьд серверийн ачаалал ихсэх, сторейж хүрэхгүй байх зэрэг асуудал гардаг бол Microsoft Sharepoint танд 99.95% найдвартай ажиллагааг амлаж байна.
6. Хэрхэн оновчтой лиценз сонголт хийх вэ?
Sharepoint Online нь Microsoft Office 365 Business Premium, Business Essentials, Enterprise 1, Enterprise 3, Enterprise 5, Firstline workers багцуудад дагалдан ирдэг шийдэл. Та багцын талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг энд дарж авна уу.
