Бизнесийн салшгүй нэг хэсэг болсон хэвлэх хувилах үйл ажиллагаанд зориулан өндөр үнэтэй хувилах төхөөрөмж худалдан авах нь түүнийгээ дагаад засвар үйлчилгээ, хор, бул, сэлбэг хэрэгсэл гээд л олон төрлийн зардал ар араасаа дагуулдаг. Энэ үед байгууллагын хэвлэж буй нэгж хуудас бүр тухайн зардал болж гарын салаагаар урсаж байгаа бөгөөд тэрхүү хэвлэлт бүрийг үнэ цэн, үр ашигтай байлгах нь зүйтэй билээ.
Тэгвэл хэрхэн уг зардлуудыг илүү үр дүнтэй зарцуулах талаар өөрсдийн тэргүүн туршлагаас хуваалцъя.
- Зардлаа хэмнэхийг хичээснээрээ зардлаа улам нэмэгдүүлдэг
Ихэнх байгууллага ажилчдын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх үүднээс хүн эсвэл цөөн хүнтэй бүлэг хүмүүсийн хажууд, дунд нь жижиг принтерүүдийг байршуулж өгдөг. Энэ нь нэг талаас харахад зардлаа хэмнэж байгаа хугацаа мэт атлаа урсгал зардлуудыг тооцоод үзвэл томоохон хувилагч авснаас их болох тохиолдол бий.
Цаашлаад ч хувь хүн, ажилтны хөдөлгөөнийг боогдуулж суудлын өвчинтэй болох магадлал нэмэгдэж байгаа юм. Мөн олон жижиг хувилагч төхөөрөмж дээр та хэн хэдэн хуудас ямар төрлийн материал хэвлэж байгааг тэр бүр хянах боломж төдийлөн хязгаарлагдмал билээ. Үүгээр л таны сул зардлын эхлэл тавигдаж байгаа юм.
Хэрхэн засах вэ?
Тэгвэл бид үүнийг том зураглалаар нь харж шийдвэрлэх боломжтой бөгөөд хамгийн сонгодог арга бол байгууллагын оффисын давхар газар хэлтсээр нь нийт хэвлэлтийн дунджийг харж түүний ачааллыг даах чадварын “Copier” буюу хувилагч машин байрлуулах юм. Энэ төрлийн машин нь жижиг “Printer” буюу хэвлэгчээс хор бул үнийн хувьд ялимгүй их ч гэсэн нэгж хороор хэвлэх чадамж нь жижиг хэвлэгчийг 3-4 дахин их байдгаараа давуу талтай.
- Буруу комманд өгснөөс болж, хэрэггүй зүйл хэвлэдэг
Нийт хэвлэлтийн зардлын 80% нь нуугдмал зардал. Нийт хэвлэгдэж буй материалын 35% нь заавал хэвлэгдэх шаардлагагүй болон энэ их материалыг хэвлэхэд хүн бүр алдаа гаргаж дахин хэвлэсэн материал гээд л энэ гарч буй зардлыг улам нэмэгдүүлээд л байна.
Тэгвэл үүнийг хэрхэн засах вэ?
Тэгэхээр дан ганц техник технологи гэхээсээ илүүтэйгээр хэрэглэгчдэд ямар төрлийн материал 2 талт байвал зохистой бидний дийлэнх материал заавал өнгөтөөр хэвлэгдэх шаардлагагүй байдаг г.м эерэг мессеж өгөх сурталчилгаануудыг дотоод мэдээллийн сан эсвэл хэвлэмэл байдлаар хувилагчийн ойролцоо байршуулаарай.
Хэрвээ та буруу зүйл хэвлэх команд өгчихсөн бол шууд хэвлэхээс өмнө устгах боломжтой юм. Энэ нь хэрэггүй хэвлэлийн зардлаас таныг хамгаалдаг юм.
- Хэвлэлийн зөв үйлчилгээгээ олж чадахгүй байх
Монголын бизнес эрхлэгчид ERP, SCM, CRM гээд л ажилчдын бүтээмж бизнесийн урсгалын хяналтыг хийх олон олон системүүдийг ашиглан дадал болсон билээ. Үүнтэй адил хэвлэлтийн хяналтын систем гэх ойлголт байдаг бөгөөд энэ нь дараах давуу талуудыг танд бий болгох болно. Тэгэхээр өөрт тохирох зав системийг олох хэрэгтэй юм.
Тэгвэл ямар шийдэл сонгох вэ?
Оффисын хэрэглээний хувилагчаа үр бүтээмжтэй ашиглахад туслах uniflow системийг ашигласнаар компютер лаптоп гээд бүх төрлийн төхөөрөмжөөс гараад хэвлэх хувилах төхөөрөмжөөр хэвлэгдэн гарах хүртэл ажиллагаа бүр дээр гарч буй ажлын урсгалыг өөрчлөх засварлах боломжтой нь болохоос гадна дараах үнэ цэнүүдийг танд өгөх болно.
- Secure Printing: энэ нь хяналттай хэвлэх боломжийг бий болгох боломжтой. Энэ нь та өөрийн хэвлэгч, хувилагч төхөөрөмжийг түгжих бөгөөд зөвхөн нэвтрэх эрх бүхий хүн төхөөрөмж рүү нэвтрэн өөрийн өгсөн хэвлэх командыг хувилагч төхөөрөмж дээрээс гарган авах боломжтой юм. Ингэснээр олон хүний дунд байгаа нэг ширхэг төхөөрөмж дээр эзэнгүй материал үлдэхгүй байхаас гадна зарим хэрэглэгчид нууцлалтай материалууд хэвлэх тохиолдолд шууд хувилах төхөөрөмжөөс гарахгүй бөгөөд та өөрийн мэдээллийн аюулгүй байдалд санаа зовохгүй байж болох юм.
- Statistic буюу байгууллагын дотоод хэрэгцээнд хэдий хэр хэмжээний хэвлэлт хийж байгааг нэгж ажилтан, алба хэлтэс, газар нэгж гэх задаргаатай аль ч хугацааны интервалыг оруулан харах боломжтой бөгөөд системүүд дунджаар 6-65 хүртэлх тайлангуудыг гаргах чадамжтай байдаг. Ингэснээр та аль газар хэлтсийн хэвлэлт ямар үед өсөлттэй байна. Байгууллагын хамгийн их хэвлэлтийг хийж байна гэх мэтчилэн датанд суурилсан дараагийн алхмуудыг авах боломжийг өөртөө олгож байгаа юм.
- Access control list – байгууллагын хэвлэх, хувилах үйл ажиллагаанд орж буй ажилтан бүр өөр өөрийн ажлын шаардлагаас хамааран харилцан адилгүй хэвлэлтийн шаардлагатай байдаг бөгөөд үүний дагуу тохируулж өгөх боломжийг ACL буюу Access control list – нь бий болгож өгдөг билээ. Жишээ нь маркетингийн алба өнгөтөөр хэвлэх эрхтэй байх бол бусад хэрэглэгчид хар цагаан хэвлэлт бүр 2 талд хэвлэх суурь тохиргоотой байх. Сар тутам тайлан болон бусад баримтуудыг хэвлэдэг санхүүгийн алба хэвлэх скандах г.м эрхүүдтэй байх гээд л үүнээс өөр олон олон төрлийн эрхийн тохиргоонуудыг хийх чадамжтай юм.
Энэ мэтчилэн тогтмол гарч буй зардлыг зөв зохистой ажлыг урсгал болон системтэй дотоод бүтцийн ачаар зохицуулж зардлыг нуугдмал биш ил тодоор харж байгууллагын зардлыг бүрэн удирдах боломжтой цаг үе иржээ. Энэхүү шийдлийн талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах бол энд дарна уу?
.png)
