Microsoft корпорацын шийдлүүдийн нэг болох Microsoft 365 систем нь 99.5% найдвартай ажиллагааг хэрэглэгч нартаа амалдаг ба үүлэн технологи дээр байршин ажилдаг тул дэлхийн хаанаасч, дурын төхөөрөмжөөс систем рүү хандан компанийн болон өөрийн ажлыг хийх боломжтойгоороо маш онцлог давуу талтай юм. Төрийн байгууллага, бизнес эрхлэгч байгууллага, боловсролын байгууллага гээд маш олон төрлийн байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагааг явуулахад хэрэгцээтэй цогц програмыг агуулдаг төдийгүй програм хоорондын уялдаа ажиллагаа төгс учир хамтын ажиллагааг дэмжихэд чухал нөлөө үзүүлэхүйц шийдэл мөн юм.
COVID 19 цар тахлаас шалтгаалан алсын зайнаас буюу гэрээсээ ажиллах хэв маяг бид өдрөөс өдөрт шилжиж байгаатай холбогдуулан Microsoft 365 системийн цогц системүүдийг бид байгууллагатаа хэрхэн ашиглан, тулгарч буй асуудлуудаа шийдэж болох талаар танилцуулъя.
Тулгарсан асуудал 1 : Алсын зайнаас ажиллах хэв маягт шилжихэд ажилчдынхаа бүтээмжийг хянахаа мэдэхгүй байх
Шийдэл 1 : Майкрософт 365 систем нь бусад шийдлүүдээс ялгарах хамгийн том давуу тал бол “low coding” технологи ашиглан зөвхөн өөрийн байгууллагын үйл ажиллагааны процесст зориулан application хийх боломжтой байдаг. Тухайн application-ийг хийхдээ та цогц програмд дагалдаж ирж байгаа ямар ч програмуудыг хооронд нь холбоод автоматжуулалт хийж болно. Ямар ч нэмэлт хөрөнгө оруулалт шаардахгүй. Бид уг давуу талыг ашиглан байгууллагын зорилгод уялдуулан ажилчдынхаа бүтээмжийг цаг алдалгүй хэмжин хэрэгцээт датагаа PowerBI аналитик хэрэгсэл ашиглан дашбоардоор хянаж шаардлагатай шийдвэрүүдийг оновчтой гаргаж чадаж байна. Мөн цаасаар явагддаг процессуудыг халан application болгосноор цахимаар баталгаажуулалт хийн ажлын урсгалыг доголдолгүй явуулж байна.
Тулгарсан асуудал 2 : Ажилчдын харилцаа холбоо муудах, хамтын ажиллагаа буурах
Шийдэл 2 : Цогц системүүдийн нэг болох Teams программыг ашиглан бид харилцаа холбоогоо улам сайжруулан онлайн хурлуудыг тогтмол хийх болсон. Онлайн хурлаар зогсохгүй эвент, сургалт, харилцагч нартайгаа хамтран ажиллах гол хэрэгслээ болгосноор хоорондын үл ойлголцол үүсэхгүй мэдээллийг хурдан солилцож, нэг файлаас нэгэн зэрэг хамтдаа ажиллах боломжийг нээж өгөн цаг хугацааг хэмнэн бүтээмжийг нэмэгдүүлсэн. Мөн Teams дээрээ OneNote програмыг холбон хурлын тэмдэглэлээ хийж хянах боломжтой.
Тулгарсан асуудал 3 : Мэдээллийн аюулгүй байдлаа хэрхэн хангахаа мэдэхгүй байх
Шийдэл 3 : Өөрийн аккаунтаа алдах , компьютер алдах, hard сэргээх боломжгүй болох гэх мэт датагаа алдах маш олон эрсдэлүүд тулгарч байдаг билээ. Эдгээр эрсдэлүүд алсын зайнаас ажиллах хэв маягт шилжихэд эрсдэл мэдээж ихсэх учир зайлшгүй анхаарлаа хандуулах сэдвүүдийн нэг мөн. Microsoft 365 системийн хувьд мэдээллийн аюулгүй байдлаараа дэлхийн топ 5 -т ордог ба Endpoint manager, MFA (Multi-factor authentication) , Conditional Access зэрэг технологиудыг ашиглан хэрэглэгч өөрийн аюулгүй байдлаа сайжруулах боломжтой.
Endpoint manager : Тухайн хэрэглэгчийн ашиглаж буй төхөөрөмжийг удирдан зохион байгуулж шаардлагатай тохиргоонуудыг хийнэ. Жишээлбэл аль сүлжээнээс хандуулах уу, утаснаас орвол screenshot хийх үү, төхөөрөмжид flash залгахыг зөвшөөрөх үү гэх мэт олон төрлийн тохиргоог хийн идэвхжүүлж төхөөрөмжийн аюулгүй байдлыг сайжруулна.
MFA (Multi-factor authentication) : Тухайн хэрэглэгчийг мөн эсэхийг батлахын тулд 3 дагч програмаар дамжуулан аккаунт эзэмшигчээс баталгаажуулалт авна. Тухайн хэрэглэгчийн аккаунтын нууц үгийг мэддэг байсан ч баталгаажуулалтгүйгээр хандах боломжгүй болгоно.
Conditional Access : Нөхцөлт хандалтаар Microsoft 365 -н цогц системүүд рүү хандалт хийлгэнэ. Жишээлбэл зөвхөн санхүүгийн хэлтсийн хүмүүс Sharepoint сайт руу хандана, хүний нөөцийн хэлтэс Yammer -луу хандана гэх мэт.
Хэрвээ та Microsoft 365 шийдлийг ашиглан үүлэн технологийн тусламжтайгаар зайнаас ажиллахад туслах бүхий л төрлийн үйлчилгээг өөрийн байгууллагын ажилтнуудын тоо болон ашиглах хугацаандаа тааруулан уян хатан нөхцөлтэйгөөр ашиглах сонирхолтой бол энд дараарай. Бид үүлэн технологийн суурилуулалтаас эхлүүлээд сургалт хөгжил болон, инженерийн саппорт бүхий багцыг танд санал болгох болно.
