Бидний өдөр тутмын амьдралд гарын цаас, амны цаас, бичгийн цаас гээд цаасны хэрэглээ асар их ч цаасны хэрэглээг багасгахад төдийлөн анхаардаггүй. Ихэнх байгууллага цаасыг хадгалах, нүүлгэх ажилд хэдий хэр хугацаа болон зардал гаргаж байгаагаа нарийн мэддэггүй учир зарим тохиолдолд цаасны хэрэглээг бууруулах талаар боддог ч үгүй. Албан байгууллага баримт бичгээ цаасан хэлбэрээр архивлах нь түгээмэл хэдий ч цаасны өөрийн бүтэц нь нарийн горимд хадгалах шаардлагатай материал байдаг. Их Британи, Америкийн Нэгдсэн Улс гэх мэт өндөр хөгжилтэй орнуудад цаасан баримт бичгийг шаардлага хангасан горимд зөвхөн байршуулан, хадгалах үйлчилгээ байдаг ба сарын дундаж үнэ 1$-с эхэлдэг.
Өнөөгийн технологийн хөгжил өдөр ирэх тусам хүний хэрэглээнд илүү нийцсэн болж, дэлхийн тэргүүлэх корпорацууд бага зардлаар, хугацаа алдалгүй дижитал хэлбэр рүү шилжиж, банкны гүйлгээний мэдээлэл, төлбөрийн баримт зэргийг цахимаар хүлээн авч шаардлагагүй цаасны хэрэглээнээс татгалзаад байна. Яагаад танай байгууллага баримт бичгээ дижиталаар шийдэж болохгүй гэж?
Дижитал баримт бичиг нь цааснаас илүү энгийн, хадгалах болон илгээхэд хялбар, хайж олох цаг хугацааг хэмнэх ба хаанаас ч хандах боломжтой байдгаараа давуу талтай. Харин яагаад цаасны хэрэглээ одоог хүртэл их байгаа талаар авч үзье.
- Зардлын тухай буруу ойлголт: Цаас нь хямд бөгөөд ажлын орчинд элбэг байдагтай холбоотой. Цаасны хэрэглээ ихсэхэд бизнест тань ямар нөлөө үзүүлж байгааг мэдэрдэггүй. Нэг хуудас баримт бичиг үйлдэхэд хэвлэх, хувилах төхөөрөмжийн элэгдлийг зардал, түүний хор, эрэг бул, цахилгааны төлбөр, цаас худалдан авах цаг хугацааны зардал, тээвэрлэлт зэрэг олон зардал цаасны далд зардал болон гарч байдаг.
- Мэдрэмж: Цаасан баримт бичгийг ашиглаж хэвшсэн, уламжлалт хэв маягаас татгалзаж цахимд шилжих, ямар давуу талтай болохыг хайхардаггүй. Цаасан баримт бичигтэй ажиллах нь илүү хялбар санагдаж, ямар боломжийг алдаж байгаагаа боддоггүй.
- Хууль эрх зүйн хэрэгцээ: Гэрээ болон зээл авах хүсэлт зэрэгт заавал цаасан дээр гарын үсэг зурах, батлах процессууд хийгддэг. Гэхдээ тоон гарын үсэг, цахим гарын үсэг бий болчихсон учир энэ процессыг цахимаар шийдэх боломжтой.
Харин одоо цаасны хэрэглээ багасаж эхлэхэд танай байгууллагад ямар өөрчлөлт гарах боломжтойг доор дурдъя.
- Эмх замбараагүй байдал багасна: Оффист байрлах цаасан баримт бичиг багасаж, ажлын орчин тав тухтай, зохион байгуулалттай болно.
- Мэдээллийг хуваалцах, хянах болон хайхад хялбар: Дижитал баримт бичгийг хадгалах, өөрчлөх, хайлт хийх, бусадтай хуваалцахад илүү хялбар.
- Зардлыг бууруулж, цаг хугацааг хэмнэнэ: Хэвлэх, хайх, баримт бичигт өөрчлөлт оруулах зэрэгт зардал болон цаг хугацаа хэмнэх боломжтой.
- Харилцаа холбоо хурдасна: Дижитал баримт бичгийг хаанаас ч бусадтай хуваалцах боломжтой. Send эсвэл Share ганц товшилтоор шийдчихнэ.
Хэрвээ та өөрийн байгууллагадаа тохирох албан бичгийн цахим шийдлийг сонгож амжаагүй байгаа бол “Могул Сервис энд Саппорт” компаниас санал болгож буй "Албан бичгийн процесс автоматжуулалт"-ын шийдлийг сонирхоорой. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг ЭНД ДАРЖ авна уу?
